在机构仲裁机制下,每一个仲裁案件都会有仲裁庭秘书的身影,作为仲裁机构委派的协助仲裁庭推进仲裁程序、为仲裁庭提供服务的助手,秘书具有十分显赫的特殊性,体现了多重角色混杂的色彩,发挥着十分重要的作用。　　

目前,我国内地仲裁界对仲裁庭秘书的性质职责、功能作用、履职要求、行为规范、回避惩戒等等,整体上缺乏系统的研究。从仲裁法到最高法院司法解释,没有这方面的内容；仲裁规则也缺乏关于秘书的规定；在内地仲裁机构中,制订有《秘书工作指南》或《秘书工作职责》之类的规范性文件不在多数；学术界也少有这方面的专门论述文章。　　

笔者认为,鉴于仲裁庭秘书的特殊性和重要性,有必要对此开展专门研究,以规范仲裁程序,提升仲裁公信力水平。仲裁庭秘书具体职责　　

在机构仲裁下,仲裁庭秘书是指为了推动仲裁程序的顺利进行,由仲裁机构指定其内部工作人员、为仲裁庭提供程序性服务和辅助性工作的人员,又称之为“办案秘书”或简称“秘书”。　　

秘书的具体职责包括:根据仲裁机构或仲裁庭决定,缮制和发送仲裁文件/通知等；代表仲裁庭接受当事人递交的证据和文件,在当事人/代理人之间以及仲裁庭之间进行流转；负责仲裁庭成员之间的联系与沟通,负责仲裁庭与仲裁机构之间的联系与沟通；协助仲裁庭组织安排庭审。参与开庭,在没有速记员的情况下,承担庭审的记录工作；参与仲裁庭合议,负责记录仲裁员意见；在仲裁庭确定自行调查时,参与调查,负责记录；印制和发送仲裁裁决；根据仲裁程序需要和仲裁庭的安排,从事其他服务工作。　　

秘书具有以下突出特点:一是对仲裁程序全方位介入、大面积参与、无死角观察；介入时期长、负责事务多、从事内容杂；权限大、责任重、压力大。　　

二是不可选择性、不可拒绝性。尽管商事仲裁当事人享有较之诉讼更为广泛的权利和自由,但仲裁当事人/代理人对仲裁庭秘书不享有选择权,对仲裁机构委派的秘书不可拒绝。充其量在秘书履行职责出现严重错误时,可以向仲裁机构申请更换秘书。　　

三是多重身份并存,显性角色与隐形角色混杂。　　

秘书身兼多重隐形角色,往往不为人知。这些角色包括:一定程度仲裁机构的代言人,仲裁机构行使管理职责的化身。内地商事仲裁,按照仲裁法规定,只有机构仲裁这一种形态,法律授权给仲裁机构的权力,较之授权给仲裁庭的权力不仅多得多,也重要得多。但在整个仲裁程序中,仲裁机构多居于隐身状态,能够实质性代表仲裁机构的就是秘书。在机构仲裁下,仲裁机构对仲裁案件和仲裁程序的管理职能为法律授权,不容挑战,这种管理职能在实际行使上,通常通过秘书来行使,不可能绕过秘书。　　

仲裁庭的监督者。由于仲裁庭享有对案件最终的裁决权力,决定着当事人权利利益以及义务责任的最终承担和分配。同时,囿于仲裁机构的法律定性和职责定位,仲裁机构有权对仲裁庭进行必要的、适度的监督,在仲裁实务中,实际扮演监督者的就是这个秘书。　　

同时,秘书拥有代表仲裁机构对仲裁庭工作进行评价的职责。仲裁案件结束后,秘书会填写《仲裁员评价表》,对仲裁庭包括首席仲裁员各项工作进行逐一的、全面的评价,包括负面评价,以作为仲裁机构对仲裁员的办案考评依据。对仲裁庭来说,秘书绝不仅限于服务,还有监督之责,这一点对仲裁员来说,堪称杀手锏。　　

仲裁所涉各方的联系者和联络员。仲裁程序中,仲裁员不直接面对仲裁当事人(开庭时除外),仲裁机构也不直接面对仲裁庭和当事人。仲裁庭成员来自四面八方,彼此多不熟悉,开庭前没有接触,开庭后不再接触,充其量互通个邮件。　　

围绕着仲裁机构、仲裁庭、当事人/代理人、其他参与者这四方主体,起到纽带和桥梁作用的联系者,就是秘书。仲裁庭秘书这一岗位和职能设计,使得秘书成为一道绕不过去的“坎”,非他(她)莫属、非他(她)莫能。　　

此外,仲裁庭没有的权力,秘书可能有；仲裁庭不介入的事务,秘书可能介入。如,决定仲裁员回避、案件管辖权等仲裁机构内部会议,仲裁员通常不参加,但秘书要参加,在转述仲裁庭意见的同时亦可以发表自己的意见。　　

在委派秘书时,仲裁机构应谨慎注意:拟委派的秘书,不得与仲裁当事人/代理人、包括仲裁庭成员存在利害关系。如,系亲属、同学或老乡等。　　

拟委派的秘书,仲裁当事人/代理人以往对其有过多次投诉的,不宜委派。　　

仲裁协议有特殊约定的,如,仲裁语言使用英语,不具有约定条件的,不能委任担任秘书。

厘清非履职范围事项　　

厘清不属于秘书履职范围的事项:　　

审查立案、受理和收费事宜,由仲裁机构的立案部门负责,不属于秘书履职范围。　　

主持当事人/律师对证据进行质证,系仲裁庭的职责,秘书不得越权行使。　　

实施调查权属于仲裁庭的权限,秘书不可以作为仲裁庭代表实施调查取证,即使仲裁庭有此授权。　　

秘书参加仲裁庭合议,记录仲裁员意见,但不享有对裁决发表意见的权力和表决权。　　

仲裁裁决撰写,是仲裁庭的职责,不可让渡,秘书不可越俎代庖负责这项事务。　　

秘书在与仲裁庭工作配合中,应当注意:熟悉仲裁规则和仲裁程序,业务功底扎实；勤勉谨慎履行秘书职责,为仲裁庭提供服务,协助处理仲裁事务；程序事务早安排、不延误、不超期。重大程序事宜,适时提醒仲裁庭注意,如:开庭时间,审限等；尊重和服从仲裁庭决定。少打听、少表态,不越界,不缆权、不干涉案件。　　

秘书在与当事人/代理人交往中,需要注意:　　

和善对待当事人/代理人的咨询或投诉,不出现言语冲撞。　　

就仲裁规则和仲裁程序,可以接受当事人/代理人咨询,但不得为当事人/代理人出谋划策。　　

不得就实体问题接受当事人/代理人咨询。　　

当事人的一些重要请求、要求或反映事项,在以电话等口头形式反映的,可制作电话记录,向仲裁庭予以报告。　　

不属于仲裁庭权限的事情,不宜向当事人/代理人作出答复。

常见的不当行为和越界行为　　

秘书常见的不当行为有如下几种:送达不规范、不符合仲裁规则。　　

未及时传递仲裁文件/证据/资料,或因其他过失行为,导致仲裁程序延缓；或因为懈怠或过失,导致仲裁裁决延误审限的。　　

蛮横对待仲裁当事人/代理人,无理拒绝仲裁当事人/代理人正当要求的。如,在仲裁规则没有明文规定的情况下,拒绝当事人/代理人查阅庭审笔录。　　

庭审记录存在重大偏差,导致当事人不满的,或疏忽开启摄影设备,导致没有庭审录像留存。　　

此外,还有代替仲裁庭主持当事人/代理人进行证据质证的；接受仲裁庭委托,自行调查取证的；因履职不当,导致当事人程序权利丧失,遭至当事人抱怨；因疏忽导致证据原件遗失,导致案件事实无法查明。　　

秘书常见的越界行为有:在仲裁庭成员之间传递虚假不实信息；泄露重要信息,导致仲裁程序遭至困境。如,泄露仲裁庭合议意见；对当事人有违规的优待或苛刻行为,比如在当事人指定仲裁员逾期、本应转换为仲裁机构代为指定,秘书自行同意延迟方继续指定仲裁员。　　

此外,还有对仲裁庭的决定拖延执行的；或越位越权、甚至自行决定仲裁程序安排的；越权代替仲裁庭撰写仲裁裁决。　　

作为秘书,应严守底线,下列“高压线”绝对碰不得:　　

擅自与一方当事人/代理人私下接触；或为当事人出谋划策；配合当事人拖延仲裁时间,或利用职权,背离仲裁规则,频频加快仲裁进程；擅自修改庭审笔录内容的；擅自下发仲裁文件,或自行更改已核定的仲裁文件/通知内容；对仲裁庭施加影响,影响裁决意见的,或动员仲裁庭接受自己的裁决意见或建议；假托仲裁机构之名,对仲裁庭施加影响,干预仲裁案件；向仲裁机构领导虚假汇报案情或仲裁庭意见的。　　

值得注意的是,要坚决避免秘书成为第四仲裁员。通常情况下,组成仲裁庭的仲裁员为3人,即首席仲裁员1人、边裁2人。仲裁实务中,将越权参与或干预仲裁庭裁决、实际扮演了仲裁员角色的秘书称之为“第四仲裁员”。　　

秘书越权成为第四仲裁员,严重违背仲裁基本法律制度,违反仲裁庭独立审理这一商事仲裁的基本准则,应坚决抵制。设立秘书回避更换制度　　

当事人可否申请秘书回避?对于这一问题,仲裁法和最高法院司法解释没有涉及,仲裁规则也没有这方面的规定。笔者认为,应毋庸置疑地应赋予当事人申请秘书回避和更换的权利。理由如下:

　　一是仲裁案件离不开秘书的参与和服务,秘书在协助仲裁庭推进仲裁程序、处理程序性事务中,发挥极为重要的作用,有必要加以规范和约束。

　　二是即使法律无授权、规则无规定是事实,也完全应当依据商事仲裁的基本原则来衡量和考核当事人是否享有对秘书的异议权。　　三是维护仲裁程序的公正性是仲裁机构追求的目标,维护仲裁公信力是商事仲裁的根本宗旨所在,对秘书明显存在委任不当或履职不当的情况下,确有必要设立秘书的回避和更换制度。

应积极制订规范文件

我国内地仲裁机构应积极制订和发布《秘书工作指南》或《秘书工作职责》等规范性文件。内容包括:仲裁庭秘书概念；职责和工作范围；委派和任命；履职规范；职业操守；回避和更换；惩戒制度。

2014年4月,香港国际仲裁中心推出《仲裁庭秘书使用指南》。作为典型的“仲裁软法”,《仲裁庭秘书使用指南》对秘书的指定、质疑、责任与报酬方面做了明确的规定,用于指导和规范仲裁庭秘书工作。值得我国内地仲裁界借鉴。